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德清县家庭档案建档指导书

发布日期:2013-04-07  浏览次数:

  1 主题内容与适用范围
  本指导书侧重于引导家庭认识档案,普及家庭档案知识,促进已建档的家庭不断深化家庭档案管理,推进未建档家庭更容易更方便地建起家庭档案。
  2 定义
  家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成可归属于个人的,保存备查的文字、图表、音像等其他各种形式的历史记录。
  3 家庭档案的积累
  家庭档案的积累是指把散存在家庭成员手中及其他场所有关家庭的具有保存价值的记录材料汇集起来,实行集中统一管理。
  积累家庭档案要遵循家庭档案的自然形成规律,保持家庭档案的完整,保证家庭档案的质量。
  根据每个家庭的实际,档案材料的收集与积累工作一般可采取随时收集、年终收集、阶段性收集等方式进行,各个家庭可根据实际采用灵活、多样、务实、有效的方式开展收集,以保证家庭档案的完整与齐全。
  4 家庭档案的分类
  4.1 概念与原则
  家庭档案分类,就是把家庭形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定层次的类别,使家庭档案构成一套有机体系。家庭档案的分类应注重客观性、逻辑性和实用性,遵循以下原则:1、类别清晰、全面、准确、不混乱;2、便于保管、查询和使用,即注重实用性。
  4.2 分类方法
  对一个家庭内的档案,一般可以采取按家庭职能、按家庭成员、按家庭档案材料载体、按家庭档案材料中所反映的内容、按家庭档案材料名称等进行分类。以某三口之家为例,按“内容—成员”分类法,本指导书提出如下参考分类方案体系(详见附录1)。
  5 家庭档案的整理
  5.1装订
  家庭档案材料应逐件装订。可采用(缝纫机)踏线或包角形式,也可使用不锈钢书钉,页数多可采用三孔一线装订。家庭档案材料装订可以相对灵活一些,总体原则保证文件材料不零散、不脱落,装订方式尽量采用统一标准,以不破坏文件材料原始性为前提。
  5.2排列
  5.2.1家庭档案盒内档案材料的排列应在最低一级类目内按时间顺序或重要程度排列,使每件档案材料的位置都固定。
  凡是反映家庭生活及家庭成员工作的同一项活动,同一事物的档案材料都不能分开排列。如采用“内容—成员”分类法的,将档案材料按内容分开后,同一个类目下的文件材料按时间先后顺序结合重要程度进行排列。
  5.2.2家庭档案盒的排列。一般按家庭档案分类的顺序排列。若一类家庭档案材料装入若干盒,可结合档案材料的排列顺序依次进行档案盒排列。
  5.3编号
  5.3.1档案材料的编号
  编号是为了清晰地标明每件档案材料在家庭档案中的位置,以便于实现家庭档案方便、快捷的检索,利用和归位。
  家庭档案材料的编号是“件”为单位,一般以每份档案材料为一件,应依分类方案和排列顺序逐件编号。一般是同一类目下的档案材料统编一个流水号,例如:按“内容—成员”分类的,“1宝宝康乐”为一级类目,1.1张XX(父亲)、1.2李XX(母亲)、1.3张X(儿子)为二级类目,编号方法为1.1张XX(父亲)从1、2、3开始编制一个流水号;1.2李XX(母亲)从1、2、3开始重新编制一个流水号;以此类推。
  每份家庭档案材料的编号,既可直接写在档案原件首页的右上方空白处,也可以直接写在包角中。证件、实物等档案也可贴上标签后将编号直接写在标签上。
  如:“内容—成员”分类法中“2学生时代”类的编号:
  家庭成员1父亲的档案材料编号用2.1-1 2.1-2 2.1-3表示;
  家庭成员2母亲的档案材料编号用2.2-1 2.2-2 2.2-3表示;
  家庭成员3儿子的档案材料编号用2.3-1 2.3-2 2.3-3表示。
  以编号2.1-1 为例,“2”表示一级类目:学生时代:第二位数“1”表示二级类目,代表家庭成员1父亲;第三位的“1”号代表件号。
  5.3.2档案盒的编号
  家庭档案档案盒的编号按已定的顺序依次编号,同一类的档案装了若干盒,大类流水号不变,可在大类流水编号下编制小流水号。例如:1-1、1-2、1-3代表第一大类的档案材料的第1、2、3盒;2-1、2-2、3-3代表第二大类的档案材料的第1、2、3盒。可以此类推,并根据实际灵活应用。
  6 家庭档案的编目
  “家庭档案的编目”主要包括编制家庭档案材料目录,填写家庭档案盒背脊标签。
  6.1《家庭档案材料目录》由封面、家庭档案材料目录组成。
  6.2家庭档案材料目录包括件号、责任者、题名、日期、页数、备注(详见附录2)
  6.2.1件号:填写档案材料编号,如5.3.1所示。
  6.2.2责任者:家庭档案材料的形成者。
  6.2.3题名:档案材料的标题,没有标题或标题不规范含义不清可自拟题名。
  6.2.4日期:档案材料的形成日期,用8为阿拉伯数字表示,如20130101。日期不详用20130300表示,月日均不详用20130000表示。
  6.2.5页数:每一份档案材料的页数,有图文的页面算一页。
  6.2.6备注:填写文件需补充和说明的情况。
  6.3根据它所著录的内容,可以分放在每个档案盒里,也可以将每一类目下的家庭档案目录装订在一起,并编制封面,供查阅家庭档案时使用,有条件家庭可应用计算机编制家庭档案材料目录。
  7 装盒
  将归档材料按类别顺序装入档案盒,并填写盒脊。
  7.1根据分类方案的不同,应将不同类别的档案材料分别装盒,即盒内的档案材料均属于同一个类目,不同类目的档案材料不能放入同一盒。但同一类目的档案数量较多时,是可以放入多个盒中的。
  7.2要严格按照件号顺序依次装入档案盒,要与家庭档案材料目录中的排列顺序一致。
  7.3家庭档案盒封面没有任何须填写项目,只是在档案盒的背脊上设置“类别”与“盒号”两个项目(详见附录3)。
  7.4特殊载体档案的装盒
  7.4.1家庭照片在家庭档案中占有很大的量。在照片装入家庭照片档案册(详见附录4—照片册芯页的填写示例),应结合应用人、时间、内容等因素编排。并给家庭照片档案配备具备事由、地点、时间、人物、拍摄者等要素的文字说明。文字说明应简洁,通顺。
  7.4.2录音、录像、光盘档案的装盒。家庭中保存的录音带、录像带、光盘时,可利用其本身的盒子来保存,在原有标签上贴一个标签,按本家庭档案某分类方案填写件号、题名、责任者等项。
  各家庭可根据自己家庭的特点,选取适合本家庭的档案盒,也可自己制作家庭档案盒,提倡材料不同,形式各异,丰富多彩。