1、介绍信

　　介绍前来办理人员及办理事项，盖接收单位公章。(如果介绍信的内容在调档函里有体现，可以不开介绍信，调档函中缺的则必须开具介绍信。）

2、办理人员的身份证复印件

　　与介绍信（或调档函）上的人员一致，确认办理人员身份（即档案接收人），保证档案安全移交。注意：按照有关保密法规定，档案不得由档案所属本人来办理调档手续。

3、调档函（如无其他正式的调档函，可参照模板编写）

　　调档函必须盖有接收单位的公章。

　　调档函正文内容必须包含的要素：

　　①调档的理由——如“入职”，“《XXXXX文件》（文号）要求调档”；

　　②前来办理人员的姓名及身份证号；

　　③调取档案的所属人姓名及身份证号；

　　④调取档案的种类（如退伍军人档案）；

　　⑤档案接收单位联系人姓名及联系电话；

　　⑥档案接收单位的联系址及邮编（可能用由机要通道邮寄用）。

4、档案交接文据

　　档案交接文据由档案馆编制。

　　现场办理交接时需双方签字盖章有效。在交接文据上所盖公章必须与移出单位和接收单位信息一致。因现场需要盖公章，如公章无法带至现场，应先与档案馆联系，由档案馆将移交文据先传递给接收方盖章后再带来办理。

　　通过邮政机要寄件的，将交接文据一并送达接收单位，由接收单位盖章后寄返一份。同时保留寄件凭据，确认档案已寄送。

附件：

　　退伍军人调档-调档函模板
　　退伍军人调档-档案交接文据