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规范馆藏数字化加工 提升档案利用服务

发布日期:2020-01-19  浏览次数:

自2013年以来,德清县档案馆已经开展了七期馆藏档案数字化加工项目,加工数量达千余万页。如何保障档案数字化质量和档案安全一直是德清县档案馆关注的问题。结合《档案服务外包工作规范》及德清的实际需求和实践经验,按照有序、高效、高质的原则,德清馆已经形成了一套较为完善的外包加工管理模式。

一、全面参与,监管工作不松懈。建立审批反馈制度,从档案加工的范围、时间、数量上进行把控,做到进出库可控,同时定期对加工成果进行质量评估和反馈,保证问题及时解决不反复;建立加工流程制度,制定《数字化转换操作规程》,从进出库、场地、设备、硬盘、涉密档案等方面设置专人跟踪管理,建立相应台账;建立联系单制度,用《联系单》加以明确加工方遇到的疑问或馆方的需求,并归档留存,做到有据可循。

二、软硬兼施,档案数据有保障。实施层层质检,每批数据经过五道质检程序,保证合格率在99%以上,同时专门设置档案还原状况检查,确保档案加工后恢复原状,确保严把数据质量关。多套保存数字化加工产生的数据,通过留存在专门硬盘、数字档案系统、登记备份系统、异地备份等四处,有效保障了档案数据的安全。

三、按批建档,加工过程可追溯。馆方按批次整理归档外包加工数据各个流程中形成的纸质材料,从档案数字化审批到质量检查,从数据导入到登记备份,目前已经形成2013-2018年度档案数字化加工档案116卷,做到过程可溯,精准定位,查阅方便。

正是按照以上三点做法,德清县档案馆稳扎稳打,循序渐进,做到加工一批,质检一批,挂接一批,利用一批,目前馆藏档案数字化率已达86%以上,馆藏档案资源不断丰富,档案工作为民服务能力进一步提升。