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关于2017年度全县行政村(社区)档案工作巡查情况的通报

发布日期:2017-08-18  浏览次数:

德档〔2017〕15号
德清县档案局关于2017年度全县行政村(社区)档案工作巡查情况的通报

各镇(街道)党工委、政府(办事处):
  根据《德清县档案局关于认真做好2017年度行政村(社区)档案工作的通知》(德档〔2017〕9号)文件精神,县档案局于2017年7月7日至8月2日对全县148个行政村30个社区2016年度归档工作情况进行了全面巡查。经审定,148个行政村和30个社区全部通过巡查。现将有关情况通报如下:
  一、总体情况
  从巡查情况来看,各行政村(社区)能切实把档案工作放在重要位置,按照时间节点和巡查要求,及时有效地完成了年度归档任务。据统计,全县178个行政村(社区)共新增2016年度文书类档案4450卷19331件,较上年同期分别增长22.6%和36.8%;新增文件级目录126794条,较上年同期增长18.4%;新增照片5436张,较上年同期增长102.2%;行政村(社区)平均年度归档30卷(624件),著录条目731(624)条(详细情况见附件)。全县行政村(社区)档案工作制度化、
  二、行政村(社区)档案工作持续完善。
  一是换届期间村级档案工作平稳过渡。在镇(街道)的监督下,各行政村(社区)在村级组织换届期间,新旧村级组织对档案工作进行了有序交接,保证了室藏档案的完整与安全,全县共涉及交接案卷35584卷731061件。对于新调整的行政村(社区)档案工作人员,镇(街道)档案专管员通过提前介入、组织培训、多方协助等方式帮助其尽快适应岗位,如新市镇29个行政村(社区)中档案员调整的有17个,在镇档案员的指导协助下,这些村社全部保质保量完成年度归档,从而保障村级档案归档及时,档案工作过渡平稳。
  二是档案收集整理质量再度提升。在镇(街道)档案员的指导督促下,以《德清县行政村(社区)2016年度档案归档立卷类目表》为参考,各行政村(社区)在2016年度归档材料的收集上更为齐全完整,保管期限划分更加准确。阜溪街道三桥村2016年度归档60卷,乾元镇6个行政村(社区)2016年度文件级目录达1000条以上,钟管镇沈家墩村更是达2135条。同时,在案卷装订、档号编制、封面填制等方面更加标准化和规范化,经省档案局推荐,选送下渚湖街道新琪村2016年度文书档案实体、武康街道振兴社区全宗卷、禹越镇西港村档案数据库等内容在全省农村土地确权登记颁证与美丽乡村建设档案业务培训班上作了展示观摩。
  三是“千村档案”全覆盖工作有序推进。为进一步深化全县美丽乡村建设,保存村落历史文化信息资源,德清县档案局计划通过三年时间在全县每个行政村建立村落历史文化信息资源数据库,即“千村档案”全覆盖工作。今年,在镇(街道)档案员指导下,各行政村根据县局有关要求,将村落基本信息和保护与发展基础资料进行了采集和建库,普遍保质保量地完成了“千村档案”第一年建档任务,全县共形成“千村档案”记录数6421条,附件15174个。其中乾元镇卫星村、雷甸镇新利村、雷甸镇光辉村、舞阳街道城山村等采集的千村档案附件数达县局要求(60个)的3倍以上,超标准完成了任务。
  四是档案库房保管条件明显改善。在县局单列“库房管理”考核项并实行否决制的情况下,各行政村(社区)高度重视库房规范化建设工作,除少数几个村因办公楼在建采用临时库房外,普遍做到了档案排架有序、库房整洁无杂物、柜架标签清晰、档案制度上墙、无遗失和泄密事件发生。同时,基层档案库房固化工程推进顺利,截止目前,全县已有50个行政村(社区)安装档案密集架695m³,武康街道、新安镇、洛舍镇辖区57%以上的行政村(社区)已安装密集架,基层档案保管场所得到长久保障,档案安全保管条件等到有效提升。
  三、需要加强的几个方面
  一是档案整理方面。在档号编制上,仍存在案卷不按永久、长期、短期排列的现象;在案卷外观上,个别村存在案卷封面填制不规范、检索工具未按要求装订等现象;在照片档案整理上,存在册内目录未更新、照片号编制不正确、文字说明不清晰等现象。
  二是信息化建设方面。在目录数据库建设上,要进一步提升著录规范性,避免出现题名重复或简化、分件粗略等现象,影响今后查阅利用;在档案管理系统维护上,各行政村(社区)档案员应做好软件维护和数据库备份工作,保持电脑稳定,提高档案数据库的稳定性和安全性。
  三是库房管理方面。档案排架不规范、档案柜(架)上标签不清晰、制度未上墙等现象仍有存在,个别村库房杂物较多,档案安全性受到影响。特别是几个由于办公楼在建而将档案放在临时存放地点的村,要在档案保管安全上加以高度重视,一有条件立即整改,避免档案安全事故发生。
  下一步,希望各行政村(社区)档案工作人员能够根据县局的巡查问题反馈进行及时整改,避免类似问题再次出现。同时希望全县各镇(街道)档案工作人员继续加强指导、监督和检查,带领辖区内行政村(社区)档案工作人员不断加强档案业务学习,提高档案工作能力,形成一支高素质的基层档案工作人才队伍。
  附件:2017年度德清县行政村(社区)档案工作巡查情况汇总表

德清县档案局(馆)
2017年8月18日


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